那些外贸中我们常犯的错

2017-03-08 19:22:00
唐玲
原创
1543

我们现在一谈到外贸就谈技巧谈套路,谈一些高大上的东西,然而很多时候,砸死客户的不是技术这块石头,而是我们自己的不上心。

感谢 Marty 的投稿,Marty 细心的记录下了工作中的各种小错误,这些错误看起来这样平常甚至不足挂齿,似乎也没什么可说的,但是细究起来,没人能够保证他都没犯过。

我们的成长来源于不断的学习,也有很重要的一部分是来自从错误和失败中汲取的教训。如果不把它当一回事,你只会一错再错。

外贸中一个单子的做成是由许多环节组成的:从一开始的寻找客户,找到客户后持续的跟踪客户,客户有意向下单子,谈判,签订合同,安排工厂生产,货物装运,报关,相关单据的制作,收余款,退税,客户收到货后的后续跟踪。这些环节中,每一个都需要自己用心、仔细的去对待,不能有一丝一毫的马虎。细节决定成败,虽不至于很致命,但是也是会让你心有余悸,不敢再放肆。

下边就写一下自己曾经犯过的错误,有时是因为忽略细节,有时是因为粗心大意,有时是因为搞不清情况等等,虽然都没有造成很大的损失,但是也是让自己冷汗直冒。
相信大家在自己的外贸工作中,也会多多少少的犯过错误。希望大家都能写出来,作为彼此的警戒,以免自己犯类似的错误,共同进步。

(一)信用证上犯过的错误:

工作后的第一个单子,是做的信用证。因为订舱时爆仓了,订好的船期晚于信用证的最迟装运期了,就给客户写邮件让客户修改信用证,延长最迟装运期。客户也答应了。拿到修改通知后,自己也粗略的看了一下,客户的确已经把最迟装运期延长了,然后就把修改通知收好了。

就是这样自己犯了一个很大的失误,因为不管是收到信用证正本,还是修改通知,一定要把所有的内容都看完的。

货发出后,做好所有单据准备交单之前,自己又重新检查一遍所有单据是否跟信用证一致。结果发现修改通知上,客户不光把最迟装运期修改了,还把要求快递装运单据复印件的地址修改了

A:信用证要求所有装运单据做好以后,给客户快递一份复印件,而且快递的收据也要作为议付单据交给银行的
B:客户换办公室了,所以快递单据的地址也相应的更改了。

结果自己当时后背冷汗直冒,这可咋办,第二天就要交单议付了,而且现在已经是晚上了。怕客户因为这个不符点拒付,所以自己只能立刻马上给客户打电话说明这个情况,客户还是很通情达理的,告诉我只管交单议付就OK了。

后续,顺利的收回货款。客户银行也因为这个快递单据扣了不符点的费用,不是因为地址写错了,是因为快递单据上边的字迹不清楚。
通过这个事情,告诉自己在以后的工作中,一定要仔细,不能粗心大意。而且在碰到问题的时候,一定要及时跟客户沟通,要不然最后损失的只能是自己。

【这是最常发生的错误,有的信用证改单会出个改单通知,即多少号信用证的某某项修改成什么,但是大多数信用证是直接给修改后的传真本,很多人,不仅仅作者,包括小编也犯过错误,根本不看其他项,想当然觉得跟客户要求改什么客户就改了什么,有时候客户会因为延期做些调整,他会直接将这些条款顺便改掉。

Marty 的这个客户真好说话,但最后还是因为自己的原因吃了点亏。有些业务员,真的不知道说什么,尤其快递单上根本不知道写的啥玩意,不要求你写的有大家的风骨,至少一笔一划总得写清楚吧?还有,如果不知道对方姓氏该怎么写的,麻烦问一下,想当然写个别字很不尊重人的。】

(二)货物规格上犯过的错误:

这个错误是最近的一个单子发生的。当时已经跟客户签订好合同了。但是后来客户又发了一封邮件:
每个钢卷的卷重控制在2-3吨。当时自己看到后,就记在心里了,也没有再在合同上规格要求那一栏加上这一点。

后来就忙着采购原材料,安排车间生产了。当时客户要我把生产时的照片,包装的照片,生产时的视频发给他。生产完以后,我就顺带着把货物的重量明细也给客户了。

结果问题来了,发过去以后,客户电话就过来了:Marty,我不是要求你卷重控制在2-3吨吗?怎么现在都是5吨的了?当时我还没有反应过来,只在那沾沾自喜这次货的包装很漂亮。反应过来后一身的汗啊。因为客户的设备只能承受2-3吨的重量。

自己又赶紧安排把5吨的卷分成两个。这就是额外的费用了,算下来这个单子少赚了差不多一半的钱。要是给客户就这样发过去了,损失的就有可能是客户了。

所以我认为跟客户签订合同的时候,一定要把规格跟客户确认后。后续客户有更改的也一定要在合同上备注上,安排生产的时候一定不要忘记。
我的这个产品是吨位的问题,有可能其他的产品就是包装尺寸,数量等等的问题,一定要是十二万分的小心。

【Marty 一定是个比较粗心的人,这点跟小编太投了。在给客户的档案中,每一单分开做文件夹,这样同一单里涉及的每一次修改都记录下来。产品细节包装很多时候都会反复变,尤其遇到商品又特别杂的,若不做好这样的档案,全靠脑袋去记,是记不住的,好记性不如烂笔头嘛!另外一定是归档记录,别觉得我邮件里写着呢,谈成一单单子,你不一定会重翻一遍所有涉及的邮件,何况还有邮件丢失的可能。】

(三)忽视货物尺寸与集装箱尺寸的错误:

这是自己做外贸的第二个单子。客户订了150吨,6个20尺柜子,一个柜子25吨。当时自己跟货代订舱位的时候就是订了6个,结果当时因为没有考虑货物尺寸,也来问题了。

货物生产出来后,吨位没有问题的,149吨,卷重是4吨左右。当时计划一个柜子6个钢卷正好。结果装柜子前一天,货代给我讲6个卷装不下了。卷长0.914米,6个钢卷就是5.484米,但是钢卷之间有缝隙,肯定是超过5.898米了。
因为货已经生产完了,卷数没法更改了。只能跟客户商量增加一个柜子,客户同意了,但是不承担多一个柜子的海运费了(做的FOB贸易方式)。而且自己这边也要承担港上的杂费。这个单子算下来,基本上是不赚不赔了。

这以后自己不仅要注意吨位,还要更多的注意货物尺寸,是否能装的进去集装箱。我想大部分产品都是需要注意尺寸问题的。

附:集装箱尺寸
规格 长×宽×高(米) 配货毛重(吨) 体积(m3)
# 20GP
内:5.898×2.352×2.385 17.5 33.1(正常装28方)

外:6.058×2.438×2.591 
# 40GP
内:12.032×2.352×2.385 22 67.5(正常装56方)

外:12.192×2.438×2.591 
# 40HQ(高柜)
内:12.032×2.352×2.69 22 76.2(正常装68方)

外:12.192×2.438×2.896

【这确实是业务常见问题,有些老业务也是的,很多时候为了多装点货,总是高估了箱体的承载量,把体积算的死死的,巴不得连只蚂蚁爬的空隙都不留。怎么可能呢?再好的装货师傅也做不到啊。

预算的时候多留些空间,尤其有托盘的或者货物比较杂,箱柜多种多样的。箱规种类比较多的时候 40GP 只能算到54/55个方,而高柜只能装到66个方左右,各种产品不一样。多问几个老业务,看看他们平时大概算多少。】

(四)付款方式犯过的错误:

那个单子的付款方式做的是30%预付款,70%信用证。从课本等等许多地方知道这个付款方式还是比较安全,自己就放心的跟客户签订合同了。

当时客户30%预付款顺利的付过来了,就安排车间开始生产了。按照正常,客户预付款过来后,就要把信用证也开过来。当时客户说等货生产完以后,就会及时开过来。自己想的是反正预付款已经打了,客户不会不要货的。

货物顺利的生产完,给客户邮件让客户开立信用证,以便我们这边安排订舱出货,然后交单议付。但是结果客户一拖再拖,一直没有开立过来。我也多次邮件电话催促客户,就是没有消息。后来从别的同事那得知,客户的市场跌落的很厉害,如果货发过去,客户只能是损失惨重。这就是他一直不开信用证的原因。

最后的结果是,差不多5个月后,客户的市场行情好一点了,才把信用证开立过来。但是我们是损失惨重了,不过客户后来又陆续有单子过来,弥补了这次的损失。

这个事后考虑到:如果收到预付款后,就要求客户把信用证开立过来,就不会有这样的问题了。当时就是因为自己过分相信相信客户,才造成损失的。
所以以后对于付款方式一定要做到:充分考虑到各种风险,把自己的风险减小到最小。当然也不是说让客户承担更多的风险。最重要的是对双方都要公平公正。这次也让给自己感觉到,信用证也不是最安全的啊 :)。

【Marty太可爱了,在贸易中没有完全无风险的方式,对每一方而言都是。一单做成除了风险控制意识,很多时候靠的是合作双方的互信关系。即便是30%前TT,发货前付清余款,客户不要了,你能咋办?你货物的利润不可能有70%的啊。有很多老板会跟你说,只要货权还在我们手中,就安全些。那是自我安慰。有时候重新拆包,补缺再包装的费用也不只3成。何况遇到定制的货就更麻烦了。

其实时刻关注客户市场动态是很重要的,就像之前所说的跟进客人中,对客人背景研究的那一套一定不能松懈,随时关注客人的动态,客人市场的动态,也就能更好的把握住风险。】

(五)因为佣金犯过的错误:

有一个乌干达的客户,已经做过一单了。因为有质量问题,到中国出差的时候就来到公司要索赔。但是自己坚持让客户再下一个单子,到时把价格降下来(其实如果真下新单子,价格是咋样你懂的),算作对客户的赔偿。但是客户不同意,坚持要求赔偿后再说。双方一再的僵持没有结果,因为客户要赶飞机,就先送客户去机场了。

在去机场的路上,突然想到:客户这么坚持是不是想要佣金啊?因为以前有过给客户佣金,单子做的很顺利的情况。所以当时就给客户说,自己这边可以给多少多少佣金,赔偿的事情就在新单子里把价格降下一部分。结果当时,客户的脸色就不好看了,也直接拒绝了,到机场后招呼也没有打就走了。自己还很纳闷,这是咋回事呢?

后来把这个事情给我一个同事讲了,我同事给我讲,你这可能是犯了一个大错误啊。有一些客户是因为在公司打工,做采购,这样的客户要佣金属于比较正常的。但是如果客户本身就是公司的老板,拥有人,你再说给佣金那不是砸客户啊。这一说,自己明白过来了,这个客户可能就是这样的。

因为自己提佣金的事情,也因为自己没有给客户把索赔解决好,后来再跟这个客户联系就再也联系不上了。悔不该当初啊。这以后跟客户交流谈单子的事情,自己基本上不大开口提佣金的事情,等真正弄懂客户的身份后,再谈论佣金。

【这就是没有充分研究客户的问题,这个工作是要在一开始就做的。在某些地区,譬如中东,公司是由所有人的姓或者名来命名的,这点可以多注意些。也完全可以做一些问卷调查,之前的文章里有说过就不再赘述。】

(六)处理单据时犯过的错误:

这个是自己刚开始工作的时候,帮助经理制作箱单,发票,原产地证等等的单据时犯下的错误。

当时经理有两个单子,让我帮她制作用来退税的箱单,发票等,还有国税局需要填写的一些表格等。因为是两个单子,就把所有的单据乱七八糟的堆在办公桌上,结果就是因为乱,自己犯了一个大错误。在填写买方A公司的单据的时候,把B公司的名字给写上了。当时经理也没有发现,就交到财务了。后来过了半个月,财务把所有单据退回来了,说信息填错了。虽然重新修改过来了,但是给公司的造成的损失是,退税又要晚两个多月才给退回来。

这个事情给自己的教训就是,自己的办公桌一定要整理的利利索索的;制作重要单据的时候,一定要多仔细检查两遍。特别是碰到有两个,三个单子要处理的时候,就更要仔细了。做A单子的时候,就把B单子的单据放一边,专心做A单子,千万不能两个混着去处理,这样就很容易出现错误,而且自己还轻易发现不了。

因为自己的办公桌乱,自己还犯过一个错误:

那个单子做的付款方式是信用证,信用证要求提供原产地证,货生产完后顺利的去把原产地证做出来了。 当时自己是把原产地证顺手放在了办公桌上,没有好好的收拾起来,就因为没收拾好,自己在无意当中犯了错误了。

交单议付的时候,银行的工作人员翻看第二页原产地证的时候直接给我说,这原产地证怎么画成这样了。我看一下怎么那么多笔迹呀,就是复写纸复写的那种笔迹。我当时也是懵了,这是咋搞的,交单议付那边银行不会因为这个拒付吧。工作人员给我讲应该没有问题的,就把第一页和最后第三页交单了,第三页笔迹轻一点的。

自己也想起来,当时办公桌乱,原产地证也放上边。当时有客户询价,就直接垫着原产地证算价格了。因为当时自己不知道原产地证三份有复写的功能,就给复写上了。如果当时自己好好的把原产地证放在文件夹里,就不会有这样的错误了。后来客户银行也付钱过来了,没有扣不符的费用。这个还是比较万幸的。
所以自己的办公桌一定要收拾干干净净的。重要的单据也一定要好好的收拾好。

【工作环境的整洁有序至关重要,不仅能带来舒畅清爽的感觉,也能避免凌乱造成的错误。日本人的办公桌所有跟工作无关的东西都不准放在上面,包括水杯。这还只是两个单子,有的公司单证人员一个人要同时处理几十个单据,小编看到他们都是将每一个单据放一个文件夹中,就是那种透明塑料壳的,当他们处理的时候也是一个一个有序的放开,哪怕同时处理多个,因为有文件夹隔着也看清来很有序。

当然除了单据,平时就整理好自己的文件和办公桌,所有的东西排排序也就不至于这么乱了,这是要求好习惯养成。】

这些都是自己能想到的比较严重的错误,还有一些大大小小的错误,自己一时想不起来了,后边会慢慢的写出来。写的有点乱,希望大家不要介意。
大家也可以把自己曾经犯过的错误,都接龙的写出来,相互借鉴,相互学习,避免自己犯类似的错误,共同进步。

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